Adjoint(e) exécutif(ve)

  • Mascouche
  • Ited
Adjoint(e) exécutif(ve)Type de poste : PermanentHoraire : 37.5h/semaineLieu : N’importe quelle succursale mais pouvoir se déplacer à Mascouche 1 fois par semaine.Semaine de travail : du lundi au vendrediSOMMAIRE DU POSTE Sous la supervision du COO, le/la titulaire du poste veille à soutenir les membres du C-Level dans la panification de leurs activités professionnelles, dans les suivis avec les membres de la Direction, dans la coordination de projets spéciaux, d’évènements corporatifs, ou déplacements d’affaires.RESPONSABILITÉSAgir à titre de personne-ressource de confiance et traiter l’information confidentielle avec diligence et discrétion;Participer à l’organisation de réunions stratégiques : identification et réservation des espaces, coordination de la logistique, réservation des agendas et envoi des invitations, support à la préparation du matériel à partager aux participants (ex : séminaires des directeurs)Rédiger les comptes-rendus de réunion et planifier la mise en œuvre via le ERP interne (ConnectWise)Assurer la gestion de l’agenda et le traitement des courriels du C-Level par ordre de prioritéCoordonner avec chaque membre du C-Level les suivis quotidiens à faire avec les différents membres des départementsSe concerter avec les autres membres de l’organisation pour assurer des communications efficaces et faire avancer les projets communs ;Apporter un soutien sur différents projets, notamment par de la recherche, de la relecture ou la mise en page de documents (ex : Baux /contrats/fournisseurs) ;Effectuer différents suivis à l'interne, ou pour des services, des organismes selon les évènements à organiser.Faire le suivi des reçus de dépenses du C-Level aux fins de rapprochements : saisir les demandes de remboursements et de crédits dans le système et en faire le suiviCréer des documents, des présentations, des rapports et des notes de service internes;Rédaction et correction de textes en français et anglaisEffectuer toutes autres tâches connexes en lien avec le poste occupé :Aider à consolider des données ou des documents pour soumettre à différents programmes (Ex : subvention CDAE)Aider à la coordination des projets d’acquisition de compagnies avec le comité mis en place pour les intégrations : communiquer avec les différents membres assignés pour s’assurer que toutes les taches sont suiviesApporter son soutien à d’autres départements (RH, et projets internes avec le comité kaizen)Compétences requisesDiplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine pertinent, tel que communication ou administration ;Minimum de 5 à 7 ans d’expérience en soutien administratif de direction ;Maîtrise avancée des outils Microsoft, particulièrement Word, Excel, PowerPoint, et Teams ;Bilingue – communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en français et en anglaisFacilité à s’exprimer verbalement devant un groupe de personne