Adjoint(e) exécutif(ve)

L’ Adjoint(e) exécutif(ve) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de la direction financière (CFO) dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction.

Responsabilités confiées

· Prendre en charge la planification, l’organisation et la logistique des réunions du CFO et les demandes de réunions de l’équipe Finance.

· Veiller à une organisation rigoureuse des différents documents.

· Agir à titre de gardienne de la gestion documentaire et de la confidentialité en découlant.

· Assurer la rédaction de l’ordre du jour, des comptes rendus et coordonner la préparation des différentes présentations.

· Collaborer avec les adjointes des différents services pour la mise en commun des informations et la gestion de l’organisation des dossiers partagés.

· Prioriser et déterminer les plans d’action, les envois ou les réponses appropriés, en faisant preuve de jugement pour refléter les standards de l’organisation.

· Veiller à la gestion des déplacements et à l’organisation de l’hébergement lors des déplacements à l’extérieur des lieux d’affaires.

· Organiser et coordonner les réunions et les activités de l’équipe Finance.

· Assurer l’intégration des nouveaux employés de l’équipe Finance en planifiant l’agenda, l’envoi des messages de bienvenue, etc.

· Préparer les comptes de dépenses et effectuer les suivis des cartes de crédits.

· Effectuer des suivis auprès des membres du comité de direction.

· Organiser différents mandats et événements spéciaux.

· Toutes autres tâches connexes.

Facteurs de succès

· Expertise: Un minimum de 8 ans d’expérience dans un rôle de soutien auprès de la haute direction.

· Organisation : Vous êtes débrouillard et capable d'exécuter des stratégies et des processus pour effectuer un volume élevé de tâches et de projets - parfois avec peu d’informations. Vous pouvez établir des priorités et réagir avec les niveaux d’urgence appropriés aux situations et aux événements qui nécessitent une réponse ou un délai d’exécution rapide.

· Professionnalisme : Vous exécutez avec le plus haut degré d'éthique et de confidentialité - étant donné la proximité de l'information à laquelle peu d'autres ont accès.

· Expertise informatique : Vous maîtrisez les fonctions avancées de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et disposez d'une facilité d’apprendre et d’utiliser les outils informatiques en général.

· Compétences linguistiques : Parfaitement bilingue, vous parlez et écrivez couramment le français et l'anglais.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent