ASSISTANTE VII ou ASSISTANT VII, Service d'orientation et de recherche de travail

Fonction et information générale Relevant de la personne Responsable du Service d’orientation et de recherche de travail, la personne occupant ce poste effectue le travail relié aux activités quotidiennes du secrétariat et à la coordination de certains dossiers afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.RESPONSABILITÉS : •Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les courriels ;•Accueillir les personnes étudiantes et les personnes de la communauté et répondre aux demandes de renseignements ;•Assister l’équipe avec les documents Word, Excel et PowerPoint; •Coordonner et assurer le nécessaire pour les réunions associées au service;•Afficher les emplois et les évènements dans une base de données;•Assister le secteur d’immigration avec la compilation des statistiques;•Filtrer et fixer les rendez-vous pour les demandes en orientation, recherche de travail, assurances, immigration et le programme Mon réseau; •Assister à l’organisation et la planification des activités du service;•Gérer les dossiers des personnes étudiantes; •Maintenir à jour le système de classement de dossiers de nature administrative ainsi que la correspondance par courriel et en fait aussi le classement;•Assurer la coordination de certaines activités soit la réservation de locaux, préparation du matériel promotionnel et les inscriptions aux activités; •Effectuer la mise à jour de la comptabilité des différents budgets et s’occupe de certaines composantes du budget (demandes de paiement, factures, bons de commande, carte de crédit, etc.)•Assurer la mise à jour de la documentation, du matériel de promotion, du site web et des médias sociaux du Service ;•Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions. Particularités EXIGENCES : •Détenir un diplôme d’études postsecondaires dans le domaine des techniques de bureau avec expérience pertinente. Une combinaison équivalente en formation et expérience pourrait être considérée;•Habileté à accueillir et à communiquer avec les personnes de façon courtoise et efficace;•Faire preuve de confidentialité, tact, diplomatie, et posséder de l’entregent; •Être capable de travailler en équipe ainsi que de manière autonome;•Démontrer un esprit d’initiative, de jugement, de discrétion et un sens de l’organisation; •Être capable d’exécuter des tâches qui exigent une attention aux détails; •Avoir une bonne connaissance des techniques et méthodes de travail de bureau, le protocole téléphonique et les techniques de classement;•Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office , l’utilisation de l’internet, des médias sociaux et du courriel ainsi qu’une aptitude à apprendre l’utilisation de nouveaux logiciels; •Capacité d’effectuer une multitude de tâches simultanées et imprévues dans les échéanciers prescrits; •Démontrer une maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit et une bonne connaissance de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit. Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. L’Université de Moncton souscrit à l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l’immigration au Canada, ce concours s’adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu’aux personnes ayant obtenu le droit d’établissement au Canada. Salaire De 24,94$ à 25,99 $/heure (35hrs/semaine)