Agent ou agente de soutien administratif classe I

  • Saguenay
  • Cégep De Jonquière
Résumé du poste Votre rôle :Son rôle principal et habituel consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et des procédures de nature relativement complexe. Elle exécute également certains travaux dans le domaine du secrétariat notamment dans la saisie de textes Vos principaux mandats : Gérer les différents processus reliés à la documentation (mise à jour, ouverture de dossiers, archivage);Recevoir et valider les différentes autorisations, formulaires et demandes relatives à la sûreté, à la santé et à la sécurité et en assurer le suivi;Recevoir et assurer le suivi des déclarations d’évènements;Assurer, en collaboration avec sa supérieure, la gestion du système d’accès physique et électronique selon des procédures de sûreté établies;Consigner les événements dans l'outil de gestion;Maintenir l’inventaire du matériel et des fournitures nécessaires au bon fonctionnement des systèmes d’accès et en contrôler la distribution;Gérer les dépôts et les remboursements reliés aux clés ou cartes magnétiques;Préparer, saisir, mettre en forme, réviser et relire divers documents administratifs;Effectuer les commandes du service;Vérifier les factures correspondantes aux achats et services des fournisseurs internes et externes en s’assurant du respect des normes et des procédures;Facturer les clients;Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne ou à l'externe;Assister sa supérieure lors d’évènements d’urgence;Remplacer à la téléphonie au besoin, incluant les heures de dîner, le cas échéant;Rédiger les procès-verbaux des réunions du comité de santé et sécurité;Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes. Exigences et conditions Votre profil : Être apte à lire et à interpréter des plans;Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des dossiers;Être apte à gérer des priorités et à travailler sous pression lors de situations d’urgences. Vous détenez : Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;Posséder au moins une (1) année d’expérience pertinente;Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint), d’un logiciel de courrier électronique ainsi que d’un navigateur internet. Les candidates ou les candidats seront soumis à une évaluation, si nécessaire;Bonne maîtrise de la langue française. Une évaluation sera exigée avant l’embauche. Date d'affichage : 24 avril 2024 Date limite pour postuler : 03 mai 2024