Construction Office Manager/ Bookkeeper

Rejoignez notre équipe en tant que Gestionnaire de l'Administration des Opérations en Arrière-plan - Construction (West-Island) Êtes-vous un professionnel administratif chevronné à la recherche d'un rôle dynamique dans le secteur de la fabrication et de la construction ? Nous recherchons un individu proactif et soucieux du détail pour superviser les opérations quotidiennes de notre bureau. En tant que Gestionnaire de l'Administration des Opérations en Arrière-plan, vous jouerez un rôle crucial dans le bon fonctionnement de nos processus administratifs et le soutien de divers aspects de la gestion de projet. Responsabilités : Administration de Projet : Guider les projets de l'initiation à la clôture en gérant les tâches administratives et de bureau. Cela comprend la préparation de la documentation contractuelle, la saisie des données du projet dans les systèmes pertinents et la gestion des comptes clients, des coûts, des retenues et des mises à jour de l'état du projet. Comptes Clients et Facturation : Générer des informations de facturation, créer des factures et mettre à jour les systèmes pertinents. De plus, gérer les recouvrements et tenir à jour les rapports de ventes mensuels. Soutien RH : Aider à l'embauche, à la cessation d'emploi et à la tenue à jour des dossiers des employés. Gérer les tâches de paie et garantir la conformité aux réglementations pertinentes. Remises et Rapports : Préparer divers rapports de remises et des prévisions de trésorerie basées sur les encaissements et les paiements. Aider à la préparation des déclarations fiscales annuelles de la paie. Autres Tâches Administratives : Coordonner les tâches avec les parties prenantes, y compris le président, le directeur de l'administration, le directeur de production et les chefs de projet. Gérer les appels téléphoniques, le classement et d'autres tâches ad hoc selon les besoins. Exigences : Expérience : Expérience préalable dans des rôles administratifs, de préférence dans le secteur de la construction. Maîtrise des Logiciels : Maîtrise des logiciels comptables, avec des connaissances d'Avantage considérées comme un atout. De solides compétences en Microsoft Excel sont essentielles. Esprit d'Équipe : Posséder une éthique de travail collaborative, avec la capacité de travailler de manière autonome tout en maintenant professionnalisme et attention aux détails. Stabilité : Histoire démontrée d'emploi stable. Expérience en Environnement Syndiqué : La familiarité avec les environnements syndiqués est un avantage. Horaires de Travail : Capacité à travailler de 7h00 à 15h30, avec une flexibilité pour répondre aux exigences des projets. Salaire et Avantages : Salaire annuel fixe basé sur une semaine nominale de 40 heures. Avantages en matière de congés à discuter. Veuillez noter que l'assurance médicale, la pension et les autres avantages ne sont pas fournis pour le personnel administratif/dirigeant. Si vous êtes prêt(e) à relever un défi stimulant et enrichissant dans un secteur en pleine expansion, nous serions ravis de vous entendre ! Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe en tant que Gestionnaire de l'Administration des Opérations en Arrière-plan et contribuer au succès de notre entreprise.

Join Our Team as a Back Office Administration Manager - Construction (West-Island)

Are you a seasoned administrative professional looking for a dynamic role in the manufacturing and constructio n sector? We're seeking a proactive and detail-oriented individual to oversee the day-to-day operations of our office. As the Back Office Administration Manager, you will play a pivotal role in ensuring the smooth functioning of our administrative processes and supporting various aspects of project management.

Responsibilities: Project Administration: Guide projects from initiation to completion by handling administrative and clerical tasks. This includes preparing contract documentation, entering project data into relevant systems, and managing accounts receivable, costs, holdbacks, and project status updates. Accounts Receivable and Invoicing: Generate billing information, create invoices, and update relevant systems. Additionally, manage collections and maintain monthly sales reports. HR Support: Assist with hiring, termination, and employee records maintenance. Manage payroll tasks and ensure compliance with relevant regulations. Remittances and Reports: Prepare various remittance reports and cash flow forecasts based on collections and payments. Assist with annual payroll tax reporting. Other Administrative Duties: Coordinate tasks with stakeholders, including the President, Director of Administration, Production Manager, and Project Managers. Handle phone calls, filing, and other ad-hoc tasks as needed.

Requirements: Experience: Prior experience in administrative roles, preferably within the construction industry. Software Proficiency: Proficient in accounting software, with knowledge of Avantage considered an asset. Strong Microsoft Excel skills are essential. Team Player: Possess a collaborative work ethic, with the ability to work autonomously and maintain professionalism and attention to detail. Stability: Demonstrated history of stable employment. Union Environment Experience: Familiarity with union environments is advantageous. Work Hours: Ability to work from 7:00 AM to 3:30 PM, with flexibility to accommodate project demands. Salary and Benefits: Fixed annual salary based on a nominal 40-hour week. Vacation benefits to be discussed. Please note that medical insurance, pension, and other benefits are not provided for office/management personnel.

If you're ready to take on a challenging and rewarding role in a thriving industry, we'd love to hear from you! Apply now to join our team as the Back Office Administration Manager and contribute to the success of our company.