Coordonnatrice à l'accueil

  • Gatineau
  • Brigil
Job Description Devenez bâtisseur citoyen Nous avons besoin de votre talent, de vos idées et de votre engagement pour nourrir la croissance de l’entreprise et contribuer à bâtir une région exceptionnelle. Chez Brigil, c’est toute une carrière qui vous attend. Brigil est actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) à l’accueil. Sous la direction de…, le/la titulaire de ce poste a pour mission principale de coordonner et dapporter un soutien exclusif à léquipe de limmobilier dans la gestion de ses tâches quotidiennes ainsi que de son emploi du temps. Requirements RESPONSABILITÉS • Prendre et acheminer les appels • Prendre les paiements de loyer et dépôts • Réceptionner les demandes de location dans Salesforce, les comptabiliser dans Excel. • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et des espaces dédiés à leur entreposage • Gérer la boite courriel centrale et acheminer les courriels aux personnes appropriées • Mise à jour des répertoires téléphonique pour employés interne et externes, • Mise à jour du répertoire téléphonique • Mise à jour mensuelle de la liste d’intercom pour concierge • Produire mensuellement les listes de locataires, de départs, de logements à louer pour concierges et gestionnaires • Mettre à jour le calendrier des fêtes et envoyer un courriel lors des anniversaires • Faire la commande des bouteilles d’eau • Vérifier afin qu’il ne manque pas de café, lait, crème et sucre, produits nettoyants pour la cuisine • Produire les avis (affiche) lors de congés fériés pour les heures de bureau • S’assurer de connaître les absences de la journée et qui effectue le remplacement • Gérer les réceptions et les envois par la poste et par messagerie • S’assurer du bon fonctionnement de la timbreuse et ajouter les fonds au besoin • Ouvrir toutes les factures/lettres de Poste Canada et répartir au bon département Compétences requises • Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine pertinent, tel que communication, gestion d’évènement, marketing, administration. • Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire • Maîtrise avancée des outils informatiques, particulièrement Word, Excel, Teams et Outlook. • Connaissances de divers réseaux sociaux tels que Instagram, Facebook, LinkedIn, • Connaissance de Dynamics 365 (atout) • Bilingue – communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en anglais et en français • Réussir des tests de présélection en français et anglais ainsi que sur les logiciels Word et Excel. • Habiletés recherchées • Communiquer et démontrer de fortes habiletés relationnelles et du leadership • Exercer un bon jugement et capacité d’intervenir rapidement dans des situations difficiles avec tact et diplomatie. • Être organisé, polyvalent, vigilant, attentif, et avoir le sens de l’initiative et de l’observation • Être disponible pour travailler selon un horaire variable afin de répondre aux besoins opérationnels • Capacité d’adaptation face aux imprévus et la résoudre des problèmes Come build with purpose We need your talent, ideas, and commitment to fuel the company’s growth and help build an exceptional region. At Brigil, there’s a whole career waiting for you. Brigil is currently looking for a Receptionist. Under the direction of..., the holder of this positions main mission is to coordinate and provide exclusive support to the real estate team in managing their daily tasks as well as their schedules. RESPONSIBILITIES • Answering and routing phone calls • Processing rent payments and deposits • Receiving rental inquiries in Salesforce and recording them in Excel • Managing office supply inventory and storage spaces • Handling the central email inbox and forwarding emails to appropriate individuals • Updating internal and external phone directories • Monthly updates to the intercom directory for concierge • Producing monthly lists of tenants, departures, and available units for concierge and managers • Updating holiday calendar and sending email greetings for birthdays • Ordering water bottles • Checking and restocking coffee, milk, cream, sugar, and kitchen cleaning supplies • Creating notices (posters) for office hours during holidays • Keeping track of daily absences and arranging replacements • Managing incoming and outgoing mail and courier services • Ensuring the functioning of the time clock and replenishing funds as needed • Opening all Canada Post mail and distributing to the appropriate department REQUIREMENT • College or university degree in a relevant field, such as communications, event management, marketing, administration. • Minimum of 2 years experience in a similar position • Good communicator with strong interpersonal and leadership skills • Demonstrate good judgment, able to intervene in difficult situations with tact and diplomacy • Be organized, versatile, vigilant, attentive and have a sense of initiative and observation Be available to work flexible hours to meet operational needs • Ability to adapt to unforeseen circumstances and to solve problems • Advanced knowledge of computer tools, particularly Word, Excel, Teams and Outlook • Knowledge of Dynamics 365 (asset) • Bilingual - Communicates effectively both orally and in writing in English and French • Successful completion of pre-screening tests in English and French as well as Word and Exel Benefits Ce que Brigil peut vous offrir : • Salaire compétitif • Assurances collectives • Régime enregistré dépargne-retraite (RÉER & RPDB) collectif avec contribution de l’employeur • Faire partie dune équipe de bâtisseurs citoyens au sein dune entreprise en pleine croissance • Stationnement gratuit au bureau Nous vous invitons à faire parvenir votre CV au département des ressources humaines à rh@brigil.com . Bien que toutes les demandes demploi soient prises en considération, seuls les candidats retenus seront contactés. Depuis 1985, Brigil laisse son empreinte dans la région de la capitale nationale, tant dans le marché immobilier qu’en philanthropie. Notre parc immobilier actuel compte 4000 unités résidentielles locatives et près d’un million de pieds carrés d’espaces commerciaux. Nos ambitions : Construire 10 000 unités locatives d’ici 5 ans, et 20 000 unités locatives d’ici 10 ans Recruter les 1000 meilleurs candidats d’ici 10 ans afin de développer, concevoir, construire, marketer, louer et gérer les 44 500 unités qui sont dans notre plan de match à long terme. À propos de Brigil Fondée en 1985 par Gilles Desjardins, Brigil a grandement contribué à lessor économique de la région de la capitale nationale. Brigil a donné un chez-soi à toute une génération et entend bien continuer à en bâtir pour celles à venir. Étroitement liée aux communautés qu’elle dessert, Brigil a versé plusieurs millions de dollars à plus de 300 organismes dans la région de la capitale nationale. Gilles Desjardins a aussi été reconnu comme l’un des plus grands mécènes québécois et a reçu la Médaille du Services Méritoire du Canada des mains de la gouverneure générale, le 5 novembre 2018. L’entreprise compte présentement une quarantaine de communautés dans la région de la capitale nationale (12 500 unités) et compte bâtir 44 500 nouvelles unités d’habitation d’ici les prochaines années. Le développement durable et la protection de l’environnement font partie de l’ADN de Brigil, tout comme la valorisation du patrimoine et des bâtiments historiques. C’est pourquoi notre mission dépasse celle du bâtisseur. Nous sommes des bâtisseurs citoyens. What Brigil can offer you • A competitive salary • Insurance package • Group Registered Retirement Savings Plan (RRSP) with employer’s contribution • Being a part of a dynamic team in a growing business that builds with purpose • Free parking at your place of business Please send your resume and cover letter to our Human Ressources department at rh@brigil.com .  Although each application is taken into consideration, only selected candidates will be contacted. Since 1985, Brigil has been making its mark on the National Capital Region, both in the real estate market and in philanthropy. Our current real estate holdings include 4,000 residential rental units and nearly one million square feet of commercial space. Our ambition: Build 10,000 rental units within 5 years, and 20,000 rental units within 10 years Recruit the best 1,000 candidates within 10 years to develop, design, build, market, lease and manage the 44,500 units that are in our long-term game plan. About Brigil Founded in 1985 by Gilles Desjardins, Brigil has greatly contributed to the economic development of the National Capital Region. Brigil has provided homes for an entire generation and intends to continue building for those to come. Closely linked to the communities it serves, Brigil has donated several million dollars to more than 300 organizations in the National Capital Region. Gilles Desjardins has also been recognized as one of Quebecs greatest patrons of the arts, and was awarded the Meritorious Service Medal of Canada by the Governor General on November 5, 2018. The company currently has some 40 communities in the National Capital Region (12,500 units) and plans to build 44,500 new housing units over the next few years. Sustainable development and environmental protection are part of Brigils DNA, as is the enhancement of heritage and historic buildings. This is why our mission goes beyond that of a builder. We build with purpose. Requirements RESPONSABILITÉS • Prendre et acheminer les appels • Prendre les paiements de loyer et dépôts • Réceptionner les demandes de location dans Salesforce, les comptabiliser dans Excel. • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et des espaces dédiés à leur entreposage • Gérer la boite courriel centrale et acheminer les courriels aux personnes appropriées • Mise à jour des répertoires téléphonique pour employés interne et externes, • Mise à jour du répertoire téléphonique • Mise à jour mensuelle de la liste d’intercom pour concierge • Produire mensuellement les listes de locataires, de départs, de logements à louer pour concierges et gestionnaires • Mettre à jour le calendrier des fêtes et envoyer un courriel lors des anniversaires • Faire la commande des bouteilles d’eau • Vérifier afin qu’il ne manque pas de café, lait, crème et sucre, produits nettoyants pour la cuisine • Produire les avis (affiche) lors de congés fériés pour les heures de bureau • S’assurer de connaître les absences de la journée et qui effectue le remplacement • Gérer les réceptions et les envois par la poste et par messagerie • S’assurer du bon fonctionnement de la timbreuse et ajouter les fonds au besoin • Ouvrir toutes les factures/lettres de Poste Canada et répartir au bon département Compétences requises • Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine pertinent, tel que communication, gestion d’évènement, marketing, administration. • Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire • Maîtrise avancée des outils informatiques, particulièrement Word, Excel, Teams et Outlook. • Connaissances de divers réseaux sociaux tels que Instagram, Facebook, LinkedIn, • Connaissance de Dynamics 365 (atout) • Bilingue – communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en anglais et en français • Réussir des tests de présélection en français et anglais ainsi que sur les logiciels Word et Excel. • Habiletés recherchées • Communiquer et démontrer de fortes habiletés relationnelles et du leadership • Exercer un bon jugement et capacité d’intervenir rapidement dans des situations difficiles avec tact et diplomatie. • Être organisé, polyvalent, vigilant, attentif, et avoir le sens de l’initiative et de l’observation • Être disponible pour travailler selon un horaire variable afin de répondre aux besoins opérationnels • Capacité d’adaptation face aux imprévus et la résoudre des problèmes Come build with purpose We need your talent, ideas, and commitment to fuel the company’s growth and help build an exceptional region. At Brigil, there’s a whole career waiting for you. Brigil is currently looking for a Receptionist. Under the direction of..., the holder of this position's main mission is to coordinate and provide exclusive support to the real estate team in managing their daily tasks as well as their schedules. RESPONSIBILITIES • Answering and routing phone calls • Processing rent payments and deposits • Receiving rental inquiries in Salesforce and recording them in Excel • Managing office supply inventory and storage spaces • Handling the central email inbox and forwarding emails to appropriate individuals • Updating internal and external phone directories • Monthly updates to the intercom directory for concierge • Producing monthly lists of tenants, departures, and available units for concierge and managers • Updating holiday calendar and sending email greetings for birthdays • Ordering water bottles • Checking and restocking coffee, milk, cream, sugar, and kitchen cleaning supplies • Creating notices (posters) for office hours during holidays • Keeping track of daily absences and arranging replacements • Managing incoming and outgoing mail and courier services • Ensuring the functioning of the time clock and replenishing funds as needed • Opening all Canada Post mail and distributing to the appropriate department REQUIREMENT • College or university degree in a relevant field, such as communications, event management, marketing, administration. • Minimum of 2 years experience in a similar position • Good communicator with strong interpersonal and leadership skills • Demonstrate good judgment, able to intervene in difficult situations with tact and diplomacy • Be organized, versatile, vigilant, attentive and have a sense of initiative and observation Be available to work flexible hours to meet operational needs • Ability to adapt to unforeseen circumstances and to solve problems • Advanced knowledge of computer tools, particularly Word, Excel, Teams and Outlook • Knowledge of Dynamics 365 (asset) • Bilingual - Communicates effectively both orally and in writing in English and French • Successful completion of pre-screening tests in English and French as well as Word and Exel