Agent Communications Et Service Aux Citoyens

Offre d’emploi Agent aux communications et service aux citoyens

**(Remplacement 12 mois

• congé de maternité)**

Travailler pour la Ville de Lachute, c’est choisir un environnement de travail convivial et stimulant, où les valeurs organisationnelles de respect, de travail d’équipe et de dépassement de soi sont grandement préconisées.

La Ville de Lachute compte près de 250 employés dont plus de 125 à temps plein. Ayant en toile de fond une planification stratégique dynamique, Lachute se positionne favorablement dans un élan de développement et d’expansion de ses services au bénéfice de sa population !

La Ville de Lachute est à la recherche d’un agent aux communications et service aux citoyens intéressé à joindre une équipe de travail dévouée et dynamique, axée sur le service à la population.

Sommaire des responsabilités

Relevant de l’Adjointe à la Direction générale et à la Mairie, le titulaire du poste effectue les tâches d’ouverture et de fermeture de l’hôtel de ville, accueille et renseigne les citoyens en personne ou par des moyens de communications appropriés concernant les activités, les politiques, les horaires, les services, les règlements de la Ville. Il transmet la documentation requise et réfère les demandes aux personnes concernées au sein des différents services municipaux et il communique et recherche les informations pertinentes auprès des instances autres que municipales qui seraient utiles à l’information des usagers du service à la clientèle. Plus précisément, le titulaire:

• Participe à la mise à jour des différents canaux de communication : site Web, portail citoyen Voilà, panneau électronique, infolettres, page Facebook, etc.;
• Participe aux campagnes émises par le système d’appels automatisés en cas d’urgence;
• Recueille les suggestions, questions, requêtes et plaintes des citoyens, les inscrit dans les registres ou les logiciels appropriés, en assure le cheminement auprès des intervenants responsables et en produit des rapports statistiques;
• Applique les procédures et documente le système des demandes et plaintes en fonctions des normes établies;
• Distribue les télécopies et courriels aux personnes concernées;
• Ouvre la correspondance régulière adressée à la Ville, estampille la date et l'heure de réception et distribue le courrier de toute sorte aux différents services;
• Participe à la revue de presse des journaux locaux et en assure le suivi;
• Prépare le courrier à tous les jours, voit à la bonne tarification de chaque envoi et oblitère les timbres sur le courrier selon les spécifications de Postes Canada;
• Effectue la mise à jour de divers contacts, coordonnées et fichiers d’inscription, et alimente le répertoire de connaissances;
• Exécute les tâches cléricales pertinentes reliées à son service et effectue la saisie de données et le traitement de texte nécessaires à la production de divers documents tels que lettres, étiquettes, enveloppes, formulaires et en assure la correspondance lorsque nécessaire;
• Tient à jour l’inventaire des articles de bureau, effectue les achats requis et les recherches de prix s’il y a lieu pour les différents services, reçoit les factures et prépare les bons de commande correspondants; 1
• Participe au processus d’approvisionnement pour les outils promotionnels et la papeterie officielle de la Ville (papier entête, enveloppes et papier pour photocopieur)
• Participe aux suivis requis auprès de Tourisme Laurentides, quant aux commandes de documents disponibles à la réception (guide annuel, cartes de sentier de quad et parc linaire, etc.);
• Soutien à la Trésorerie pour l’envoi mensuel des chèques après la séance du

Conseil municipal;

• Effectue les tâches reliées au renouvellement des licences pour chiens et tient le registre à jour pour le Service du greffe;
• Agit en tant qu’agent de liaison avec la répartition d’appels CITAM;
• Effectue toute autre tâche connexe.

Profil recherché

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou domaine connexe à l’administration;
• Détenir entre six mois à une année d’expérience pertinente;
• Bonne connaissance de différents services et des activités de la Ville de Lachute;
• Excellente maîtrise du français, écrit et parlé, ainsi que l’anglais fonctionnel;
• Aisance avec les différentes technologies de l’information;
• Bonne maîtrise de l’environnement Office (Word, Outlook, Excel);
• Faire preuve d’un excellent service à la clientèle et d’une facilité démontrée à transiger avec le public;
• Faire preuve de discernement, de calme, de tact, de courtoisie et d’empathie envers la clientèle;
• Capacité de gérer un haut volume de dossiers simultanément en s’adaptant aux changements et aux imprévus, avoir une bonne gestion des priorités ainsi qu’un très bon sens de l’organisation;
• Fortes