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itre du poste :Représentant(e) ressources humaines - service aux employés
Lieu : Montréal (hybride)
Se rapporte à : Superviseure, Centre de service aux employés (CSE)
Le Centre de service aux employés Domtar (DESC) est le "guichet unique" pour les services RH, y compris les questions relatives à la pension, aux avantages sociaux et à la paie, le traitement des données des employés et l'administration de l’information relatives au personnel (80 % aux États-Unis - 20 % au Canada).
Le Représentant(e) & Entrée de donnée, CSE, fait partie de l'équipe de soutien de première ligne pour tous les employés de la Division des pâtes et papiers de Domtar au Canada et aux États-Unis. Membre de l'équipe des Services partagés des ressources humaines (SSRH), cette personne sera chargée de répondre à un large éventail de questions générales sur les ressources humaines, à divers niveaux de complexité, par téléphone et par courriel. De plus, le titulaire coordonne et exécute les transactions des RH en temps opportun et de manière efficace, conformément aux procédures et aux normes de qualité de Domtar.
- Principales responsabilités: _
Volet support et service à la clientèle
- Répondre aux questions des clients (les employés actuels et anciens, les retraités ainsi que les équipes RH sur le terrain) en s’appuyant sur les procédures, les politiques, la base de connaissance et les autres documents de référence;
- Gérer la résolution de dossiers pour les questions générales portant sur les ressources humaines et, au besoin, en faire le signalement aux spécialistes RH;
- Assister les clients sur des questions/sujets sensibles et confidentiels (p. ex., les avantages sociaux, le salaire);
- Identifier les cas/problèmes nécessitant une documentation supplémentaire;
- Déterminer de façon proactive les processus du centre des services RH qui nécessitant des efforts d'amélioration continue.
Volet administratif et transactionnel
- Effectuer de la saisie de données pour diverses demandes (ex. : nouvelles embauches, transferts d’employés, etc.) reçues par le biais de divers canaux de communication; comprenant la validation de l’exactitude des informations reçus et la recherche d’information complémentaires, le cas échéant;
- Effectuer le traitement des transactions à l'appui des fonctions liées aux Ressources Humaines, à la paie, aux avantages sociaux et à pension, y compris le courrier, le classement, la correspondance, le tri et l’acheminement du courrier entrant;
- Transférer les requêtes, si nécessaire, aux équipes spécialistes RH, à la paie, à la gestion des absences, aux fournisseurs d'avantages sociaux et de pensions et assurer le suivi;
- Maintenir la structure organisationnelle dans SAP en traitant des transferts et autres mouvements de personnel;
- Effectuer la validation des changements de données RH et des mises à jour de la structure organisationnelle.
- Produire des rapports lorsque nécessaire;
- Participer à des projets spéciaux et à d'autres fonctions administratives, au besoin.
- Votre profil : _
- Titulaire d’un diplôme collégial ou universitaire ou expérience professionnelle équivalente;
- Possède au moins un an d'expérience dans un centre d'appels ou un environnement de service à la clientèle;
- Possède au moins un an d’expérience dans un poste dans un service ou une équipe des ressources humaines pendant un an;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, etc.);
- Familiarité avérée avec les systèmes et les processus RH (SharePoint et SAP un atout);
- Reconnu pour ses aptitudes en matière de service à la clientèle;
- Capacité à établir une relation de confiance et à démontrer son expertise au téléphone ou par courriel;
- Débrouillard et possède de solides aptitudes à résoudre efficacement les problèmes;
- Excellentes compétences en communication (tant à l'écrit qu'à l'oral);
- Discrétion professionnelle en ce qui concerne les informations confidentielles;
- Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
- Souci du détail;
- Grande aisance à travailler avec plusieurs systèmes d'exploitation et capacité à apprendre de nouveaux logiciels, le cas échéant;
- Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et dans un environnement collaboratif et axé sur le travail d'équipe;
- Disponible pour travailler sur un horaire pouvant se situer entre 8h et 17h du lundi au vendredi, cet horaire pourra varier occasionnellement selon les besoins opérationnels;
- Vous êtes bilingue (français et très bon niveau d'anglais).
- Notre offre : _
- Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
- Modalités d’aménagement du temps de travail; télétravail hybride, horaire flexible et horaire d’été;
- Un horaire de 35 heures par semaine
- Un environnement de travail moderne et spacieux;
- Un plan d’assurance